Crisisplan kantoren
In het geval van een calamiteit (brand, explosie, inbraak) is het zaak om zo snel mogelijk informatie in te winnen en te versturen van en naar alle relevante betrokkenen.
De communicatie is essentieel, niet alleen om een calamiteitenmelding te confirmeren, maar ook om de daarop volgende noodzakelijke stappen uit te voeren.
De onderstaande lijst is een algemeen crisisplan voor verschillende incidenten. De relevantie van elke stap, vraag of stelling is afhankelijk van de calamiteit en kan beoordeeld worden door het crisisteam op het moment van in dienst treding.
Crisisteams
Dit crisisplan komt in actie in navolging van het lokale ontruimingsplan.
De calamiteit is ontdekt/waargenomen
- Zo nodig onmiddellijk medewerkers, betrokkenen en omstanders in veiligheid brengen
- Zo nodig (op aanwijzing van BHV’ers) beginnen met het ontruimen van het gebouw.
- Eerste hulp aanbieden
- Politie en/of hulpverlening waarschuwen: alarmnummer 112
- Controleren of iedereen aanwezig is
- Opvang van melder en getuigen
- Communicatie met het cluster crisisteam
- Eventueel contact met belangrijke instanties zoals GGD, politie, brandweer; afhankelijk van calamiteit voor vragen en tips.
Ontruiming compleet? Hulpdiensten gewaarschuwd? Dan:
- Hoofd crisisteam Wageningen inlichten
- Buurbedrijven inlichten
- Assisteren van hulpdiensten door BHV’ers
- Crisisteam cluster ter plekke
- Opnemen van stand van zaken, schatten van de schade
- Open lijn van communicatie met het crisisteam van Wageningen om er voor te zorgen dat beide crisisteams de laatste relevante informatie ontvangen en er niet langs elkaar heen wordt gewerkt
Hulpverlening
- Hoe is de opvang van medewerkers geregeld
- Welke externe partijen kunnen helpen in de bestrijding/hulpverlening van de calamiteit?
- Medewerkers ondersteunen; ook in een eventuele nazorgruimte zijn bedrijfsartsen of vertrouwenspersonen aanwezig
Schade
- Inventarisatie van materiële schade
- Grove schatting van verloren documenten of data
- Hoe is het geregeld met de back-up van de data?
- Is de schade fataal voor het pand?
- Verzekering contacteren.
Alle communicatie naar medewerkers, familie, klanten, relaties, externen en derden wordt gecoördineerd via het crisisteam Wageningen.
In samenwerking met Wageningen bekijken hoe de werkzaamheden z.s.m. kunnen worden hervat
- Back-up van lokale gegevens?
- Thuiswerken?
- Agenda’s aanpassen
- Coördineren van vervangende locatie
- Levering van kantoorapparatuur