Crisisplan Wageningen
In het geval van een calamiteit (brand, explosie, inbraak) is het zaak om zo snel mogelijk informatie in te winnen en te versturen van en naar alle relevante betrokkenen.
De communicatie is essentieel, niet alleen om een calamiteitenmelding te confirmeren, maar ook om de daarop volgende noodzakelijke stappen uit te voeren.
De onderstaande lijst is een algemeen crisisplan voor verschillende incidenten. De relevantie van elke stap, vraag of stelling is afhankelijk van de calamiteit en kan beoordeeld worden door het crisisteam op het moment van in dienst treding.
Eerste activiteiten van Crisisteam Wageningen:
Het bericht komt vanuit cluster/kantoor binnen bij de Raad van Bestuur (Fouk, Marco, Arnoud)
- Snel inschatten van de ernst en omvang van de calamiteit.
- Wat is er aan de hand? Wat is er gebeurd?
- Wat voor een impact heeft dit op de organisatie?
- Gelijk wordt het crisisteam gewaarschuwd.
- Het crisisteam komt bij elkaar
- Als leden van het crisisteam op kantoor aanwezig zijn: Organiseer per direct een vergadering. Wat zijn de eerste acties?
- Als men niet op kantoor aanwezig is: Contacteer de crisisteamleden voor een telefoonvergadering ter informatie en om de taken te verdelen van de vervolg stappen.
Het crisisteam informeert naar gedetailleerde informatie:
- Wat is de omvang van de calamiteit?
- Is de ontruiming compleet? Zijn er gewonden of slachtoffers?
- Zijn hulpdiensten al ter plekke?
- Is de calamiteit onder controle of niet?
- Wat is de eerste schade?
- Zijn de buurbedrijven gecontacteerd?
- Wat zijn de gevolgen? Wat is de aanleiding? Wie is verantwoordelijk? Hoe beperken we de schade? Welke externe hulp is er?
Informatie & communicatie
- Alle communicatie naar medewerkers, familie, klanten, relaties, externen en derden wordt gecoördineerd via het crisisteam hoofdkantoor.
- Inschakeling calamiteitensite (voor updates) (aanwijzen van stand-by redacteur).
- Eventuele geheimhouding inschakelen tot nader order om dingen te kunnen verifieren en eerste acties te plannen (van toepassing bij dierziektes en wetswijzigingen).
- Open lijn van communicatie met het crisisteam van het cluster om er voor te zorgen dat beide crisisteams de laatste relevante informatie ontvangen en er niet langs elkaar heen wordt gewerkt.
- Oprichten van een informatiecentrum voor vragen en communicatie; een algemeen telefoonnummer en e-mailadres calamiteiten@alfa.nl zijn hiervoor de mediums.
- Telefonie en ICT voorzieningen op locatie (misschien bij buurbedrijven).
- Hier vandaan kan de communicatie worden geregeld naar de medewerkers, klanten, RvC, pers en derden.
- Belrooster van de organisatie inschakelen.
Wageningen contacteert medewerkers, klanten, relaties, derden en externen. Onder andere:
- Maat adviseurs
- A&S Advocaten
- Spect gebouwenconsult
- Arbeidsinspectie
- Bedrijfsartsen
- Pers
Communicatieschema
- Een telefoontje of bericht naar de kantoren en directeuren dat er belangrijk nieuws aankomt.
- Een mailing naar de kantoren.
- Een nieuwsbericht op de calamiteitensite en op Sharepoint.
- Een instructiebrief voor informatie aan de betrokken relaties. Met nadrukkelijke verwijzing naar de website
- Een persbericht.
Informatieboodschap voor medewerkers of pers
- Het crisisteam Wageningen informeert de medewerkers. Wanneer en op welke manier wordt ter plekke besloten.
- Hoe gaat de boodschap naar buiten: persoonlijk, per telefoon, sms, brief, website of per email?
- Wat wordt er exact gezegd?
- Nagaan voor wie het bericht extra zwaar kan zijn en wat voor hen te doen?
- Afspraken maken over de wijze waarop medewerkers verder opgevangen worden.
- Wie informeert de familie, wanneer, waar en op welke wijze?
- Persbericht via directie of PR contactpersonen: blijf zakelijk en feitelijk
- Bericht wanneer er een mogelijkheid komt voor het stellen van vragen voor de pers
- Persvoorlichter voorstellen en benadrukken dat hij de enige is die de contacten met de pers onderhoudt.
Informatiebijeenkomst voor medewerkers of pers
- Belangrijke informatie geven, blijf zakelijk en feitelijk; niet verliezen in details. Ruimte geven voor emotionele reacties.Mogelijkheid geven tot informatieve vragen.
- Wie informeert de afwezige medewerkers, wanneer, waar en op welke manier?
- Afspraken maken over hoe klanten ingelicht worden en door wie (relatiebeheerder of directeuren).
- Informatie over welke reacties te verwachten zijn van medewerkers en hoe deze op te vangen.
- Medewerkers instrueren niet met de pers te praten.
In samenwerking met het cluster worden alle klanten, relaties en eventueel familie geïnformeerd:
- Wie informeert de familie, wanneer, waar en op welke wijze?
- Afspraken maken over hoe klanten ingelicht worden en door wie (directeuren, directievoorzitters of Raad van Bestuur)
- Laatste informatie op de website van de organisatie zetten en bijhouden.
- Welke derde partijen moeten ge?nformeerd worden en wie doet dat?
Evaluatie tijdens de calamiteit:
- Is de boodschap van een brief, persconferentie, interview goed aangekomen?
- Reageer zo nodig op foute berichtgeving.
- Werkt het communicatieplan?
- Moet het calamiteitendraaiboek worden aangepast?
- Waar moeten we bijsturen?
- Houd een logboek bij.
In samenwerking met het cluster overleggen over hoe de werkzaamheden z.s.m. kunnen worden hervat:
- Back-up van lokale gegevens?
- Thuiswerken met tokens?
- Agenda?s aanpassen
- Coördineren van vervangende locatie
- Levering van kantoorapparatuur
Nazorg
Blijf aandacht besteden aan medewerkers en slachtoffers. Blijf communiceren!